Ist man in seiner Firma für das Büromaterial zuständig, kann diese Aufgabe die Verwaltung, Herausgabe und Bestellung von allem zwischen Büroklammer und All-in-one-Drucker beinhalten. Steht sogar an, ein Büro komplett neu einzurichten, ist man vielleicht sogar für die Büromöbel und die Organisation rund um die Bürokommunikation verantwortlich.

Die goldene Kreditkarte?
Das Büromaterial zu verwalten, bedeutet nicht, dass man eine Kreditkarte zur Verfügung gestellt bekommt und mal eben so shoppen gehen kann. Man muss zunächst einmal einen Überblick darüber bekommen, was an Material vorhanden ist. Als nächstes müssen die Kollegen gefragt werden, was sie benötigen. Diese Wunschlisten werden mit dem Bestand abgeglichen. Fehlt etwas oder ist von Verbrauchsmaterialien wie Kopierpapier oder Einmalhandtüchern zu wenig vorhanden, muss (nach-)bestellt werden.

Man sollte jedoch nicht zweimal in der Woche ein paar Sachen im Onlinehandel bestellen. Schließlich gibt es Nebenkosten wie Mindermengenzuschlag, Versand- oder Versicherungspauschale.

Planen, vergleichen, verhandeln
Um günstig und vorausschauend Büromaterial einzukaufen, sollte man zunächst ein Budget festlegen: Wie viel darf im Durchschnitt pro Monat ausgegeben werden? Sind in diesem Betrag auch größere und teurere Geräte wie ein Hochleistungsdrucker enthalten? Nun erstellt man eine Liste der Dinge, die in jedem Fall immer mit einem gewissen Vorrat auf Lager sein sollten. Als nächstes vergleicht man bei mindestens fünf Onlinehändlern die Preise für die Materialien sowie die weiteren Konditionen wie Versandkosten, Versicherungspauschale, Lieferzeit, Sonderaktionen, bei denen man Rabatte, mehr Artikel oder auch sogenannte Geschenke erhält. Bei den Artikeln und Geschenken sollte man immer kritisch überlegen, ob diese wirklich gebraucht werden. Nicht jeder Artikel muss nun bei dem präferierten Handel am günstigsten sein: Die Mischung macht’s! Am Ende kommt es darauf an, die meisten Artikel für das wenigste Geld zu erhalten.

Nun sollte man den örtlichen Bürohandel kontaktieren und fragen, wie die Preise hier aussehen. Wenn man zu verstehen gibt, dass man Stammkunde werden möchte, sind vielleicht bessere Konditionen als beim Onlinehandel drin.

Schließlich wird man meist pro Monat eine größere Bestellung machen, deren Konditionen auch den Chef erfreuen!